BEISPIEL 6: "IPZ - WIR GESTALTEN UNSERE ZUKUNFT"
Deutsche Post AG, Internationales Postzentrum am Flughafen Ffm
Konzeption und Moderation: Dr. Matthias zur Bonsen und Peter Bauer
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Über das IPZ Internationale Postzentrum der Deutschen Post am Frankfurter Flughafen fließt sämtliche prioritäre Brief- und Paketpost von und nach Deutschland. Die Qualität der Sortierung in diesem Betrieb trägt maßgeblich zu den Laufzeiten der Post vom und ins Ausland bei. Eine wichtige Rolle spielt sie auch für die Transit-Post, die in Frankfurt aus dem Ausland kommend gleich in ein anderes Land verschickt wird. Steigende Qualität ermöglicht der Deutschen Post, im Ausland zu-sätzliche Großaufträge zu akquirieren und über Frankfurt laufen zu lassen.
Die mehr als 2000 Mitarbeiter des IPZ kommen aus 70 Nationen und sind damit fast so international wie die Post, die sie bearbeiten. Die Konferenz mit 176 Führungskräften und Mitarbeitern hatte daher viele Teilnehmer, die nicht perfekt Deutsch sprachen - was sich als keinerlei Hindernis erwies. Die Konferenz sollte vor allem helfen, einen Energieschub in Richtung Qualität - rückstandsfreie und fehlerfreie Sortierung - zu erzeugen. Dazu war in erster Linie eine Veränderung der Kultur und der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit erforderlich.
Der Leitungskreis des IPZ hatte vor der Konferenz eine Vision formuliert und 8 Schlüssel-Projekte auf den Weg gebracht.
In der Konferenz selbst saßen die Teilnehmer nicht an Tischen, sondern jeweils zu acht in Stuhlkrei-sen. Gelbe Kunststoff-Behälter (normierte Behälter der Post), die die Teilnehmer von ihrer täglichen Arbeit her gut kannten, wurden als Abstellfläche für Gläser und „Materiallager“ benutzt. Zusätzlich stand in jedem Stuhlkreis eine ca. 2,50 m hohe Stange. Zu Beginn der Konferenz waren dicke Seile von Stange zu Stange gespannt. Sie symbolisierten die internationalen Sendungsströme, die nicht nur über Frankfurt, sondern auch über die Zentren starker Wettbewerber, namentlich Zürich, London, Paris und Amsterdam, liefen. Allen Teilnehmern sollte klar werden, daß es darum ging, den Strang über Frankfurt stärker werden zu lassen.
Ablauf der Konferenz
1. Tag, Beginn 14.00 bis 19.30 Uhr
Einführung und Begrüßung
Warming-up: Die Sicht von allen
Die Teilnehmer stellen sich an den Tischen gegenseitig vor und beantworten sich dabei Fragen, die die Aufmerksamkeit auf die positiven Seiten des IPZ lenken. Beispielsweise:
o Was meine beste Zeit im IPZ, eine Zeit, wo ich mich besonders lebendig fühlte und etwas bewirken konnte?
o Auf welche Fortschritt meiner Abteilung bin ich stolz?
Gemeinsamkeiten in den Antworten werden von den Tischen herausgearbeitet und vorgestellt.
Die Sicht der Führung und der Kunden
Der Leiter des IPZ stellt in einem kurzen Vortrag seine Sicht dar: Wo das IPZ heute steht, wie sich das Umfeld verändert und was das für die Zukunft bedeutet. Anschließend stellt der Geschäftsführer der Post-Tochter IMS International Mail Service, die international Großaufträ-ge akquiriert, dar, was die ausländischen Großkunden von der Deutschen Post und vom IPZ erwarten. Daß dieser Geschäftsführer als Kanadier nur Englisch spricht, unterstreicht seine Glaubwürdigkeit als Vertreter der internationalen Großkunden.
Die Stuhlkreise diskutieren die beiden Vorträge und überlegen sich Fragen. Diese werden anschließend ca. 40 Minuten lang beantwortet.
Abläufe im IPZ bewußt machen
Die Teilnehmer nehmen eine neue, abteilungsbezogene Sitzordnung ein. An den Stangen werden Schilder mit Abteilungsbezeichnungen angebracht.
Die Abläufe im IPZ werden anschaulich gemacht, indem dicke Seile durch den Raum von Abteilung zu Abteilung gespannt werden. Das beginnt mit einem Kern-Prozess (Standardbrief / Import). Der Abteilung, die diese Briefe an der Flughafenseite des IPZ in Empfang nimmt, wird das Ende des Seils gegeben und sie wird gebeten, dieses dem Ablauf entsprechend weiterzureichen. Und so sollen es auch alle weiteren Stuhlkreise, die das Seil bekommen tun. Es stellt sich heraus, daß die Teilnehmer oft nicht wissen, wie der Ablauf eigentlich weitergeht. Nachdem das erste Seil gespannt ist, wird mit ein paar Fragen an die Stuhlkreise entlang des Seiles bewußt gemacht, wie kleine Fehler am Anfang des Ablaufs zu immer größeren Proble-men an dessen Ende führen. Es werden dann noch drei weitere Seile für andere Sendungsarten durch den Raum gespannt. Da sie an den 2,50 m hohen Stangen befestigt werden, bleibt die Bewegungsfreiheit erhalten.
Anderen Abteilungen Feedback geben
Die „Abteilungs-Stuhlkreise“ schreiben auf vorbereitete Formulare den jeweils anderen Abteilungen, was sie von ihnen brauchen, um ihre eigene Aufgabe besser bewältigen zu können. Die Formulare werden anschließend an die Empfänger verteilt. Dabei wird jeweils eine dünne Kordel von der sendenden zur empfangenden Abteilung gespannt. Ein immer dichter werdendes Gewirr von Kordeln macht den Grad der gegenseitigen Abhängigkeit sehr anschaulich.
Einen Brief schreiben
Alle Teilnehmer erhalten einen Briefumschlag mit dem Namen eines anderen Teilnehmers darauf. Diesem sollen sie, auch wenn sie ihn noch nicht persönlich kennen, einen Brief schreiben („einfach irgendetwas nettes“). Diese Briefe werden, als alle den Tagungsraum verlassen, in einen Briefkasten geworfen. Am Abend werden sie vom Logistik-Team sortiert und „zugestellt“, doch nicht fehlerfrei. Einige Briefe werden gezielt irgendwo auf den Boden gelegt (weil auch im IPZ Briefe von Bändern fallen und dann nicht mehr beachtet werden), falsch zugestellt oder ganz einbehalten.
2. Tag, 8.30 bis 18.00 Uhr
Am nächsten Morgen lesen alle ihre Briefe. Die Moderatoren fragen, wer keinen bekommen hat und wie es denen jetzt geht. Die Ursachen dafür werden aufgeklärt, die übersehenen Briefe vom Boden aufgehoben und die falsch sortierten werden richtig zugestellt. Allen wird bewußt, daß ein paar Menschen enttäuscht sind, wenn sie ihren Brief nicht pünktlich erhalten.
Das Feedback bearbeiten
Die „Abteilungstische“ bearbeiten die empfangenen Formulare und entwickeln daraus Maßnahmen für sich selbst. Jede Abteilung stellt dem Plenum vor, was sie vorhat. Das Plenum klatscht - oder zischt (wenn ihm das Ergebnis nicht gefällt).
Die Vision der Leitung
Der Leiter des IPZ stellt seine langfristige Vision dar. Er tut dies mit einer sehr anschaulichen Metapher: einem Kastanienbaum. Dadurch wird die Vision sehr lebendig, warm und ansprechend.
Die Vision der Teilnehmer
Alle 22 Stuhlkreise entwerfen ihrerseits eine Vision für das IPZ und stellen diese als Bild / Collage auf einer Pinnwand dar. Anschließend gehen alle Teilnehmer herum und lassen sich die Visionen der anderen Gruppen erläutern.
Kommentierung der Vision
Die Stuhlkeise erarbeiten Korrekturen und Ergänzungsvorschläge zu der Vision der Leitung. Diese werden mittels Punktekleben von allen gewichtet.
Ungeschriebene Spielregeln
Die Stuhlkreise erarbeiten die heute geltenden ungeschriebenen Spielregeln des IPZ. Sie unterteilen sie in „förderliche“, „hemmende“ und „neutrale“. Sie wählen die hemmendste aus und erarbeiten zu dieser einen kleinen Sketch. Während einer Stunde präsentieren alle 22 Gruppen ihren Sketch.
Neue Spielregeln entwickeln
Jeder Stuhlkreis formuliert zwei Spielregeln, die künftig eingehalten werden sollen. Zwei davon sollen für alle, zwei nur für Führungskräfte gelten. Die Entwürfe der neuen Spielregeln werden mit Klebepunkten vom ganzen Plenum gewichtet.
abends
Während fast alle Teilnehmer das Abendessen einnehmen, treffen sich zwei Arbeitskreise. Die Leitungsrunde sichtet die Vorschläge zur Vision und arbeitet sie in das bestehende Papier ein. Das Planungsteam integriert die vielen Vorschläge zu neuen Spielregeln in ein zweites Papier.
3. Tag, 8.30 bis 15.00 Uhr
Vorstellung der überarbeiteten Vision und der neuen Spielregeln
Vorstellung der Schlüssel-Projekte
In einem Infomarkt werden die 8 Schlüsselprojekte vorgestellt.
„Zehn Gebote“ für den Alltag
Die Teilnehmer sitzen jetzt wieder in abteilungsbezogenen Stuhlkreisen. Die Abteilungen leiten für sich aus der Vision „Zehn Gebote“ ab. (Es müssen nicht genau zehn sein.) Nach der Hälfte der Gruppenarbeit gehen alle herum, um sich von den „Geboten“ der anderen inspirieren zu lassen.
Konkrete Umsetzung in den nächsten Wochen
Die Abteilungs-Stuhlkreise erarbeiten, was sie sich in den nächsten drei Wochen konkret vornehmen und wie sie ihre Kollegen über die Konferenz informieren wollen. Dabei rücken einige Stuhlkreise zusammen, um gemeinsame Pläne zu machen. Die Führungskräfte formulieren ein einzelnes Gebot nur für sich. Einige präsentieren es dem Plenum.
Verabschiedung
