Nach
unserer Erfahrung hängt in hierarchischen Organisationen der Umsetzungserfolg
beträchtlich davon ab, was die Geschäftsleitung (der Vorstand)
am Ende der Konferenz sagt. Denn die Teilnehmer einer Open Space-Konferenz
fühlen sich keinesfalls automatisch legitimiert zu handeln. Sie
wollen das ganz deutlich von Ihrem obersten Chef hören. Daher sprechen
wir mit Auftraggebern genau durch, was sie am Ende der Konferenz sagen
sollen. Das Ergebnis kann so aussehen wie unten. Das ist auch die Vorlage
für ein Papier, das wir am Ende der Konferenz verteilen, damit
alle schwarz auf weiß nach hause nehmen können, wei es weitergeht.
Anmerkung:
Wir benutzen zwar unten immer nur den Begriff "Open Space Konferenz",
doch der Inhalt gilt sinngemäß auch für andere große
Konferenzen, z.B. RTSC-Konferenzen.
Was
der Auftraggeber am Ende einer Open Space-Konferenz sagen kann, um die
Umsetzung anzustoßen
Der Geschäftsleitung liegt sehr viel daran, dass die Ideen und
Pläne dieser Konferenz umgesetzt werden.
Die entstandenen Gruppen dürfen weiterarbeiten - es ist ok, wenn
sie sich wieder treffen und Zeit für ihre Themen verwenden.
Die Umsetzung ist jedoch kein "Muss" - niemand, der das nicht
will, ist dazu verpflichtet, in einer Gruppe weiter zu arbeiten.
Die Gruppen dürfen fusionieren und/oder neue Teilnehmer aufnehmen.
Das Gesetz der zwei Füße gilt auch nach dieser Konferenz.
Wenn Ihre Ideen keine zusätzlichen Ressourcen und keine zentralen
Entscheidungen brauchen, können die Aktionsgruppen selbstverständlich
handeln, ohne jemanden zu fragen. Legen Sie los!!!
Wenn jedoch zusätzliche Ressourcen oder Entscheidungen der Geschäftsleitung
benötigt werden, dann brauchen die Gruppen einen Auftraggeber.
Die Geschäftsführer werden sich je eine Gruppe auswählen,
für die sie selbst der Auftraggeber und "Pate" sein werden.
Den Einsatzwillen der Aktionsgruppen werden wir in jedem Fall würdigen.
Das heißt, Ihnen wird kein Thema gegen Ihren Willen weggenommen.
Es kann allerdings sein, dass Themen mit Aktivitäten, die bereits
laufen, vernetzt werden müssen.
Wir werden die Gruppen, die weiterarbeiten wollen, dabei unterstützen,
einen professionellen Projektvorschlag zu erstellen, auf dessen Basis
wir eine Entscheidung über Ressourcen treffen können. Dazu
ist schon ein sogenannter "Vorbereitungstag" vorgesehen, nämlich
der ..... Unser Moderator wird an diesem Tag mit ein oder zwei Vertretern
aller Gruppen, die weiterarbeiten wollen, zusammenarbeiten.
Wiederum eine Woche später wird sich die Geschäftsleitung
Zeit nehmen, um sich alle Projektvorschläge vorstellen zu lassen
und die notwendigen Entscheidungen zu treffen.
Als Geschäftsleitung wissen wir, dass es ein erhebliches zusätzliches
Engagement bedeutet, sich neben der Alltagsarbeit für ein Thema
einzusetzen. Wir können Sie nicht oder zumindest nur teilweise
von Ihrer regulären Aufgabe freistellen, doch wir können das,
was Sie tun werden, wertschätzen. Und das versprechen wir. Wir
werden als Geschäftsleitung Zeit aufwenden, um uns sowohl am Anfang
Ihre Pläne wie auch am Ende ihre Ergebnisse vorstellen zu lassen.
Ein Geschäftsleitungsmitglied wird die Gruppen auch permanent begleiten
und in regelmäßigen Abständen mit den Leitern aller
weiterarbeitenden Gruppen zusammentreffen. Zusammen werden diese eine
Steuergruppe bilden.
Schließlich verspreche ich, dass wir uns nach spätestens
acht Monaten alle wieder treffen werden, sei es zu einem zweistündigen
Review-Meeting oder zu einer neuerlichen Open Space-Konferenz. Und da
werden alle, die das wollen, die Gelegenheit erhalten, uns zu zeigen,
was durch ihre Initiative entstanden ist.