PLANUNG GROSSER OPEN SPACE-KONFERENZEN

 

In der Regel braucht es für Open Space-Konferenzen, wenn man von dem Gespräch mit dem Auftraggeber einmal absieht, kaum Vorbereitung. Es geht dann im wesentlichen um die logistischen Details.

Während ich in diesem Jahr jedoch ein paar große Open Space-Konferenzen mit jeweils etwa 300 Teilnehmern vorbereite, wird mir jedoch klar, daß hier zusätzliche Vorüberlegungen wichtig werden:


Teilnehmer

• Lädt man die gesamte Zielgruppe ein (auch wenn man tatsächlich nur für 30% oder 50% davon Kapazität hat) und führt die "first come - first serve"-Regel ein? Oder lädt man von vorneherein nur einen Querschnitt ein und bittet um rasche Zu- oder Absage, damit nach-geladen werden kann?

• Die zweite Variante ist in der Regel sinnvoller, da man dann niemandem, der sich ange-meldet hat, wieder absagen muß. Sie wirft allerdings auch die - nicht zu unterschätzende - Problematik auf, daß sich die Nicht-Eingeladenen fragen, wie denn wohl die Auswahl zustandegekommen ist. Es empfiehlt sich dann, streng nach Zufalls-Prinzip vorzugehen und dies auch öffentlich zu sagen.

• Die erste Variante ist dann sinnvoller, wenn man von vornherein nicht weiß, welche Teilmenge der gesamten potentiellen Zielgruppe sich für das Thema der Open Space-Konferenz besonders interessiert oder wenn man aus anderen Gründen nur mit wenigen Zusagen rechnet.

Einladung

• Wer lädt ein? Lädt die Geschäftsleitung ein oder diese zusammen mit einer kleinen Planungsgruppe, die sich zur Vorbereitung der Konferenz gebildet hat? Die zweite Variante kann besser sein, wenn es besonders wichtig ist, daß die Konferenz als Veranstaltung der Teilnehmer und nicht nur der Geschäftsleitung gesehen wird.

• Sollte die Einladung optisch anders wirken als die sonst in der Organisation typischen Einladungen? Man könnte sie hochwertiger gestalten, z.B. so wie man auch Kunden zu einer Veranstaltung einladen würde. Man könnte einen besonderen Flyer drucken, der die Methode Open Space erklärt.
  

Werbung für die Konferenz im Vorfeld

Was ist neben einer besonderen Einladung noch als Werbung im Vorfeld zu unternehmen?

• Info in der Firmenzeitung und/oder im Führungskräfte-Brief

• Info im Intranet

Welche wichtigen Multiplikatoren sollten vorab gewonnen werden, damit sie gut über die geplante Open Space-Konferenz reden? Beispiele:

• Sprecher-Ausschuß

• Personalleiter verschiedener Standorte

• Werkleiter-Runde

• Betriebsrat

• Chef des Stabes

• die sonst für größere Veranstaltungen zuständige Abeilung (Protokoll)
  
  

 

Wie soll die Open Space-Konferenz dargestellt werden?

• als einmalige Veranstaltung

• als Teil eines größeren Prozesses
  

 

Teilnehmermappe

• Plan des Gebäudes mit Gruppenräumen, Arbeitsgelegenheiten

• Zeitplan mit "Leerstellen", in die die Teilnehmer die von ihnen gewählten Workshops eintragen

• Service-Hinweise: Telefonnumern des Tagungssekretariats, Was ist Wo, Ansprechpartner mit Bild

• Lageplan der Hotels, Bus-Transfer

• Berichtsmuster

• Papier, Stift
  
  

 

Kommunikation der Ergebnisse

• Versand der Berichte an Teilnehmer auf Papier

• Berichte ins Intranet stellen (mit Hinweis, daß Bericht auf Papier angefordert werden kann)

• Mailing per Brief oder per eMail (an welchen Verteiler?) mit Hinweis auf Intranet und darauf, daß der Bericht auf Papier angefordert werden kann

 

Priorisierung der Ergebnisse

• Wenn während der Open Space-Konferenz keine Zeit für die Priorisierung bleibt, kann die Priorisierung via Intranet erfolgen?

• Dürfen dann nur Teilnehmer oder alle Mitarbeiter priorisieren?