DER DRITTE TAG IN OPEN SPACE

 

Matthias zur Bonsen

Einige Menschen stellen die Praktikabilität von Open Space in Frage. "It's fine, they say, for feelin' good and general discussion, but how do you ever get from the ozone down to where the rubber hits the road?" (H. Owen) Gemeinsam getragene Prioritäten und Maßnahmen sind am Ende gefragt. Und zu diesen gelangt man am dritten Tag - mit einem Vorgehen, das Harrison Owen zwar in seinen Seminaren vorstellt, doch in seinen Büchern bislang noch nicht beschrieben hat.

Wenn am dritten Tag morgens die Teilnehmer kommen, dann liegt in der Mitte des großen Stuhlkreises der "Bericht", oder besser: die über Nacht kopierten und zusammengehefteten Berichte aller Initiatoren von Workshops. Der Moderator teilt sie nicht aus, sie liegen einfach da, bis sie von jemand entdeckt werden. Im Nu verteilen dann einige Teilnehmer ihr gemeinsames Konferenzergebnis an ihre Kollegen - die Symbolik stimmt. Was nun folgt, muß nicht angeleitet werden. Die Konferenzteilnehmer lesen, manchmal eine Stunde lang, manchmal sogar mehr. Sie werden gebeten, dabei darauf zu achten, welches die aus ihrer Sicht wichtigsten Ergebnisse sind, und sich die Nummern der entsprechenden Berichte/Workshops zu notieren.

Ist das Lesen (das vielleicht von 9.00 Uhr bis 10.00 Uhr gedauert hat) beendet, wird gemeinsam priorisiert. Bei nicht zu hohen Teilnehmerzahlen kann man "punkten". Jeder erhält z.B. sieben Punkte und wählt damit auf einer vorbereiteten Wand aus, welche sieben Workshops die für ihn wichtigsten Ergebnisse erzielt haben. Bei größeren Teilnehmerzahlen wird die Drängelei jedoch enorm und das Auszählen der Punkte mühsam. Wenn von 500 Teilnehmern jeder zehn Punkte erhält (und soviele müßte man jedem schon zugestehen, wenn 200 und mehr Ergebnisberichte zur Auswahl stehen), darf man hinterher 5000 Punkte zählen. Das dürfte dauern.

Harrison Owen und andere Open Space-Moderatoren in den USA verwenden hier eine einfache Software. In eine Maske tippt jeder seine ersten zehn Prioritäten in der richtigen Reihenfolge ein. Das geschieht an fünf oder zehn Notebooks parallel. Hinterher werden die Disketten eingesammelt und auf ein Notebook überspielt. Am Ende erscheint das Ergebnis als Balkendiagramm - einmal nach gewichteten Durchschnitten sortiert, einmal nach absoluten Zahlen. (Zur Bezugsquelle dieser Software siehe Weitere Materialien) Die Drängelei ist geringer, das Zählen entfällt und die gewichteten Durchschnitte bieten eine interessante zusätzliche Information.

Anschließend - vielleicht in der 10.15 Uhr-Pause - werden im Raum zehn Flipcharts aufgestellt. Auf diesen stehen oben die Titel der ausgewählten zehn wichtigsten Workshops/Berichte. Darunter befinden sich jeweils zwei freie Felder. Eines ist bezeichnet mit "Verwandte Berichte", das andere mit "Zusätzliche Maßnahmen". Wenn die Teilnehmer aus der Pause zurückkommen, tragen sie in das erste Feld die Nummern der Berichte ein, die zum betreffenden Thema in Beziehung stehen. In das zweite Feld schreiben sie Maßnahmen, die in dem Bericht nicht vorkamen, die sie aber noch zusätzlich vorschlagen würden.

Etwas abweichend von dem Vorgehen Harrison Owens (bei dem sich der dritte Tag allerdings auch noch weiterentwickelt) haben wir gute Erfahrungen gemacht, die "Top-ten-Gruppen" jetzt (ca. 10.45) noch einmal zusammenkommen zu lassen. Jeder soll in die Gruppe (der ersten 10) und zu dem Initiator gehen, wo er weiter mitarbeiten möchte. Dabei spielt keine Rolle, ob er vorher in der Gruppe war. Und wenn er dabei war, muß er jetzt nicht noch einmal dazukommen. Es sollen nur diejenigen in die Gruppen gehen, die genau jetzt motiviert sind, nach der Konferenz weiter an dem Thema zu arbeiten. Die sich dann findenden 10 Gruppen sollen nur verabreden, wie und wann sie weitermachen wollen. Diese Gruppen werden jetzt oder am Ende der Konferenz fotografiert - ein kleiner symbolischer Akt.

Danach erfolgt eine Reflexion über die Erfahrung, die die Teilnehmer in den letzten zweieinhalb Tagen gemacht haben. Owen nutzt dazu das Medizinrad. In jedem Fall ist es sehr wichtig, daß die Teilnehmerschaft, diese besondere Erfahrung, die sie gemacht hat, assimiliert. Hier liegt nochmals eine wesentliche Aufgabe des Beraters - im übrigen auch nach der Konferenz in einer Reflexion mit dem Auftraggeber.

Jetzt endet die Konferenz, wie Harrison Owen es in Open Space Technology beschrieben hat: Der Talking Stick geht herum. Das braucht nach meiner Erfahrung pro 100 Teilnehmer etwa 25 Minuten, kann aber bei einem redseligeren Publikum als dem, das man in Firmen antrifft, auch viel länger dauern.

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Jetzt folgt noch eine ganz andere Möglichkeit, Open Space zu beenden, beschrieben von David Potter. Er läßt nach einem 90-Teilnehmer Open Space vier Gruppen in Sketchen präsentieren, was sie nach der Konferenz tun wollen.


Late afternoon of the first day, after the OS sessions had completed and
reports had been entered on the computers, we gathered the whole group
together. Using a silent "affinity" process (all 25 topics on the wall on
post-its, the group forms around and begins to move the post-its until they
form into distinct groups - an amazing process, and fun to watch!), they
generated four groupings.

Then, we had them self-select into four sub-groups to do the presenting,
each group retreating to one of the break-out rooms, using the last hour of
the Open Space day to prepare for the next morning's presentation. Not all
90 participated in creating presentations (which was OK, of course), and
each group had 8-12 people presenting.

Their instructions (as summarized on a flip-chart that afternoon) for the
skits were:

- 7 MINUTES TOTAL (we were going to be short of time, having been told by
the conference coordinator that our two hour closing for Open Space the
next day was cut to 45 minutes(!!). We told the presenters that the entire
group would break out into wild and appreciative applause at exactly 7
minutes, no matter where they were in the presentation, even if they were
mid-sentence. They received this news with enthusiasm and it only
increased the excitement and challenge.)
- CONVEY: essence, meaning, feeling, direction, impact,...
- BE CREATIVE (around this bullet, in different colors was: "dramatic",
"theater", "TV or game show", "action", "mime", "voice/music", "role-play",
"mime", "news cast", "body movement")
- INVOLVE as many people as possible
- Have FUN! Be OUTRAGEOUS!
- NO talking heads (ie., nobody reading listed items or a summary for the
group)

It was incredible! There were four presentations, each of them were done
without energy-draining introductions (eg., "this is what we decided to do,
blah, blah, blah"), and one was done completely in mime. Even with no, or
very few, introductory words, it was powerfully clear what the essence of
each was. One group, without asking or even gesturing to invite the larger
group (simply by modeling it themselves at the end of their 7 minutes), had
all 90 people standing, singing, moving, and clapping along with them with
revival energy and spirit. All four presentations were electrifying.

After the presentations, in the final closure, we asked all 90 participants
to think of a single word that would describe their experience, and then
for them to stand, one by one, saying that word aloud, until all 90 were
standing. After all were standing, they were to come to the middle of the
circle and take one of the 90 sets of proceedings that were stacked there,
and that would end the session. They popped up randomly and with great
energy, it was like a popcorn-Sparticus happening!

There was great excitement and energy that morning, and they made
memorable, moving, and creative presentations whose life, meaning, and
healing will live with the group (and me) for a very long time.